施設予約システムでスムーズに本人確認を行うには？eKYC導入のメリットとは

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施設予約システムは、電話やメールで予約の受付をする手間や予約状況を管理する手間などを軽減できるとして、導入している企業が増えてきています。近年は、ユーザーがサービスを利用する際にオンラインで本人確認が完結するサービスも増えており、施設予約システムでも本人確認も行えるようなニーズが高まっています。オンラインでの本人確認にも対応できれば、事業者はより業務の効率化を図ることが可能です。本記事では、施設予約システムの概要や主な機能、施設予約システムの本人確認にeKYCの導入がおすすめな理由などを解説します。

施設予約システムとは

予約管理システムとは、公共施設の貸し出し予約や、店舗への来店予約などがパソコンやスマートフォンを使用しオンラインで予約ができるシステムです。最近では、クラウド型の予約管理システムが開発され主流となっています。従来の予約管理は、電話やメールなどで予約の受付をしてスタッフが手動で管理するのが一般的でしたが、管理には手間と労力がかかりました。

事業者が施設予約システムを導入すれば、電話やメール、SNS、来店受付などの複数箇所からの予約を一つにまとめて管理できます。予約情報はリアルタイムで更新されるため、予定の重複や管理の汎雑化を防ぐことが可能です。

また、スタッフが予約対応をする手間も減少するので、業務効率化や生産性向上にもつながるでしょう。予約業務に関するさまざまな機能が備わっていることもあり、近年では美容院や飲食店、病院、スクール、老人・介護施設、宿泊施設などの幅広い業種で導入されています。

従来の施設予約は電話・メールでの対応が一般的

従来の施設予約は電話やメールでの対応が一般的で、スタッフが直接対応する場合が多くありました。しかし、スタッフが直接対応しなければいけないとなると、スタッフの業務量が多くなって負担がかかります。

それらの業務負担を軽減しつつ、より効率的な予約や管理ができるようにするため、施設予約システムによる管理業務の自動化が進んでいるのです。施設予約システムは、さまざまな媒体からの予約情報を一つの場所で管理できて、スタッフによる管理業務を軽減できるため、事業者の業務の効率化が期待できます。近年では、民間企業だけでなく公共施設の予約時にも施設予約システムが活用されている傾向です。

施設予約システムの主な機能

施設予約システムは、予約の受付や管理以外にもさまざまな機能が搭載されています。ここでは、基本情報として施設予約システムの主な機能を5つ解説していきます。

●予約の受付・管理

●予約枠の設定

●メールの配信

●顧客情報の管理

●外部サービスとの連携

それぞれの機能を具体的に見ていきましょう。

予約の受付・管理

予約の受付や管理は、施設予約システムを代表する機能の一つです。予約サイトなどを通じて行われた予約の情報がリアルタイムで反映されるだけでなく、顧客の来店時間や空き時間なども合わせて把握できます。

利用者や管理者が行った予約に関する変更内容は、ほぼタイムラグなくシステムに反映されるため、常に最新情報を確認できて予定の重複が起こりにくくなります。

システムによっては、複数店舗の予約管理ができたりキャンセル待ち機能が備わっていたりするので、管理者に合わせて柔軟に活用できるでしょう。

予約枠の設定

施設予約システムでは、顧客から受け付ける予約枠の設定を行うことが可能です。予約枠はカレンダーのように表示されますが、いくつかの定型に分かれています。具体的には、開始時間と終了時間を選択する「時間」タイプや日付単位で予約受付ができる「日付」タイプなどです。どのようなサービスで活用するのかによって適した型が異なるので、事業者が行っている事業やサービス内容に合わせて選択できるでしょう。

予約時の項目や各プランの金額なども設定できるため、事業者が展開しているサービスにマッチした柔軟なカスタマイズが実現できます。

メールの配信

メール配信が可能なのも、施設予約システムの特徴です。メール配信機能を活用すれば、予約の受付や変更、キャンセルなどが発生した際に、状況に適した確認メールを自動で配信できます。予約日間近にお知らせメールの自動配信を設定する機能なども備わっており、事業者の対応漏れや顧客の来店忘れなどを未然に防ぐことが可能です。

さらには、メールの本文を自由に編集できる施設予約システムもあるので、利用時の注意点を載せておけば前もって利用者に注意喚起することもできます。

顧客情報の管理

施設予約システムには、名前や電話番号、住所などの顧客情報を管理する機能も備わっています。顧客の基本情報に加えて来店履歴なども一元管理できるため、事務作業にかかる手間や時間を軽減することも可能です。

また、顧客データを有効活用すれば、事業者が抱えている課題や今後の目標に応じて顧客の傾向や動向の分析ができて、サービス・業務の改善や品質の向上にもつなげられるでしょう。

外部サービスとの連携

施設予約システムによっては、外部サービスと連携することも可能です。連携できる主な外部サービスとしては、SNSや顧客管理システム、分析システムなどが挙げられます。

例えば、施設予約システムとSNSを連携すれば集客チャネルの増加や新規顧客の開拓が期待でき、分析システムとの連携で具体的な分析データを取得できます。

他にも、外部サービスと連携することで、顧客データの入力工程やクレジットカードの決済工程を削減できるなど、業務の効率化を図ることが可能です。

施設予約システムの本人確認にはeKYCの導入がおすすめ

施設予約システムはオンラインで予約の受付・管理ができるのがメリットです。しかし、施設の予約の際に本人確認が必要な事業を行っている企業では、施設予約システムだけで本人確認が完結する仕組みになっているわけではないケースがほとんどで、業務の手間があまり軽減できていなことも起こり得ます。特に老人・介護施設や宿泊施設など、予約時に本人確認を必要としている施設の場合は、オンラインで本人確認ができるシステムが求められるでしょう。ここでは、施設予約システムの本人確認にeKYCの導入をおすすめする理由について詳しく解説していきます。

予約から施設利用時の手続きまでオンラインで対応

施設予約システムにeKYCを導入していれば、事業者としては予約だけでなく本人確認にも対応できて、施設利用時の手続きまでを一括して管理することが可能です。

例えば、旅館やホテルなどの宿泊施設では、チェックインをする際にフロントで本人確認が行われますが、一つ一つ手作業なので手間や時間がかかってしまうことも少なくありません。eKYCで予約をする方の容貌や個人情報を確認しておけば、チェックインなどの手続きがスムーズになるでしょう。第三者のなりすましや身分を偽った不正な予約なども防止できます。

ユーザーの負担を軽減した仕組みづくりが可能

eKYCを導入することで、施設の利用を検討している見込み顧客の離脱を防止することが可能です。予約時の本人確認に手間や時間がかかると、「予約方法がいまいち分からない」「予約に時間がかかって面倒」などの理由で、施設の見込み顧客の離脱につながる恐れがあります。

eKYCを導入すれば、本人確認を行う上で必要な手順や工程を軽減できて、施設の予約をスムーズに進められるようになるでしょう。ユーザーの負担を軽減して、どのようなユーザーでも比較的簡単に利用できる環境を整えることが可能です。

さまざまな施設でのeKYCの活用事例

施設予約システムの本人確認にeKYCの導入がおすすめの理由について解説しましたが、実際に、施設予約システムでeKYCが活用される事例は増加している傾向にあります。ここでは、さまざまな施設でのeKYCの活用事例を解説していきます。

●駐車場予約

●レンタルスペース・会議室予約

●レンタルオフィス予約

それぞれの施設ごとに見ていきましょう。

駐車場予約

駐車場の貸出を行っている事業者の場合、駐車場の貸出時のトラブルを避けるために、「駐車場を所有しているオーナー」「駐車場を利用するユーザー」の本人確認を求める例も少なくありません。

事前に本人確認をしていれば、事業者側は利用者の容貌や身元を把握した上でサービスを提供できるという安心感があります。利用者のトラブルの抑制につながり、万が一トラブルがあった場合も対処できるでしょう。

しかし、先ほども解説したように、本人確認に手間がかかるとユーザーが離脱してしまう恐れがあります。eKYCを活用すれば、駐車場の予約から本人確認や支払いまでをすべてオンラインで対応できるため、離脱防止につながるでしょう。

事業者の不安を解消するためにも、eKYCを活用した駐車場の予約システムの需要が増えていくことが想定できます。

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レンタルスペース・会議室予約

レンタルスペースや会議室は、スペース内での犯罪行為を防ぐため、未成年の利用を防ぐためなどの理由で本人確認が必要になります。しかし、すぐに利用したい方もいる中で、対面や郵送での本人確認は手間がかかり、利用を諦めてしまうユーザーが出てきてしまうかもしれません。

eKYCを導入していれば、施設予約を行う際に本人確認ができるため、直近でレンタルをしたい人も利用できます。スペース内でのトラブルを避けるため、利用者を減らさないためにも、eKYCが導入されている予約システムは今後も利用されていくでしょう。

レンタルオフィス予約

レンタルオフィスやコワーキングスペース、バーチャルオフィスの利用時には、代表者や利用者の本人確認が必要です。企業によっては自社にスペースがなく、会議や研修を行う際にレンタルオフィスなどを利用することもあります。その際に、さまざまな手続きや申請を手作業で行うとなると、どうしても時間がかかり、スピード感が欠けてしまいます。

施設予約システムにeKYCを導入していれば、企業がレンタルオフィスなどを利用する際に、手間や時間をかけることなく本人確認を行うことが可能です。事業者側で本人確認にかける手間や時間も軽減できるので、需要があると言えるでしょう。事業者にとっては、第三者による不正利用を抑制できるというメリットもあります。

施設予約システムにeKYCを導入するなら「ネクスウェイ本人確認サービス」

施設予約システムにeKYCの導入を検討しているなら、ぜひ「ネクスウェイ本人確認サービス」をご利用ください。ネクスウェイ本人確認サービスは、世界最高水準の画像認識技術やセキュリティ体制があり、安全に本人確認を実施できる環境を提供しています。

ユーザーの離脱を抑制する使いやすいUI/UX

ネクスウェイ本人確認サービスでは、スムーズで使用しやすいUI/UXを提供し、ユーザーの離脱を抑制しています。シンプルで分かりやすい画面デザインや動作負担が少ない撮影方式を採用し、ユーザーに負担を与えずスムーズにeKYCを進めることが可能です。

UIのカスタマイズも可能なので、より自社に適した仕様にしたいという事業者様の要望にもお応えできます。

eKYC後の本人確認作業も代行

ネクスウェイ本人確認サービスでは、eKYC後のバックオフィス業務の代行も可能で、専任のスタッフが犯収法に準拠した手順で本人確認書類の目視や突合を行います。

また、国内eKYC業界初となる機械判定技術も採用しているため、精度の高い不正検知を行うことが可能です。

eKYC後の本人確認作業を代行することで、本人確認にかかる業務負担を軽減できるため、コア業務に集中できるでしょう。

まとめ

施設予約システムは、予約に関する業務をクラウド上に一つにまとめて一元管理できるシステムです。現代では、企業だけでなく公共施設などでも活用されることが増え、さまざまな場面で取り入れられています。

中には、予約時に本人確認が必要な施設もあるので、施設予約システムにオンラインで本人確認ができるシステムが求められるケースもあるでしょう。自社の施設予約システムにeKYCを導入を検討している事業者の方は、ぜひネクスウェイ本人確認サービスをご利用ください。

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