法人の本人確認に必要な登記簿謄本（登記事項証明書）をオンラインで取得する方法を解説

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法人の登記簿謄本（登記事項証明書）とは、法務局に登録されている企業の基本情報や登記内容を証明する公的書類です。新しく取引を開始する企業の信用調査や、金融機関への融資申請、契約時の手続きなど、ビジネスシーンでも多くの場面で使用します。

これまでは登記簿謄本を取得するには、法務局に行く必要がありましたが、現在はオンラインでも手軽に取得できるようになりました。この記事では、法人の登記簿謄本をオンラインで取得する流れや、メリット、注意点について解説します。

法人の本人確認で登記簿謄本が必要となる理由

法人の本人確認を実施する際には、「名称」、「本店等所在地」といった本人特定事項や「取引目的」「事業内容」「実質的支配者」などを確認する必要があります。登記簿謄本（登記事項証明書）には、これらの本人特定事項が記載されているため、法人の実在性と、内容の正確性を確認可能です。

特に法人に関しては、架空法人や不正取引を防ぎ、安全な取引を実施するためにも、名称・住所・代表者などが公的に登記されているかを確認することが重要です。法人の本人確認では登記簿謄本の原本を取得して取引先などの情報を確認することは事業者の信頼性確保と法令遵守の両面で欠かせない手続きとなっています。

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登記簿謄本（登記事項証明書）とは

登記簿謄本とは、法人や不動産についての登記情報を記載した公的書類です。法人の登記情報としては、会社名や所在地、代表者、資本金などが確認できるため、ビジネスシーンでも多く利用されています。

これまで登記情報を確認するには、法務局に行き、登記簿謄本を紙で取得する必要がありましたが、現在はデータ化され、登記事項証明書としてオンラインで取得可能です。

登記簿謄本（登記事項証明書）はビジネスにおいて、商取引や契約時における先方の信用調査、法人用銀行口座の開設、許認可の取得時など多くの場面で必要になる重要な書類です。ここでは、登記簿謄本が必要になるタイミングや、登記簿謄本の種類について解説します。

登記簿謄本が必要になるタイミング

法人において登記簿謄本（登記事項証明書）が必要になるタイミングとしては、法人設立時をはじめ、銀行口座の開設や融資・補助金の申請、各種許認可の取得など、行政や金融機関との手続きを行うタイミングが挙げられます。

また、取引を新たに始める企業から法人情報を確認するために求められたり、契約を締結する企業の信用調査のために求めたりするケースもあります。その他に社内のコンプライアンス調査にも活用されることもあります。

このように、登記簿謄本は企業活動を行う際に多くの場面で使用されている公的書類です。登記簿謄本には、土地や建物の所在地、面積、構造など不動産についての登記情報を記載した不動産登記簿謄本もありますが、この記事では、法人の「名称」、「本店等所在地」などが記載された、法人登記簿謄本について解説します。

法人確認に必要な書類や登記確認についてさらに知りたい場合は、下記の記事もご確認ください。
法人確認に必要な書類・補助書類を一覧で紹介｜書類の提出方法は？
登記確認とは？必要な理由・書類の種類・確認方法・取得方法を解説

登記簿謄本の種類

登記簿謄本（登記事項証明書）には、複数の種類があるため、用途に応じて必要な登記簿謄本を取得する必要があります。具体的な登記簿謄本の種類としては「履歴事項全部証明書」「現在事項全部証明書」「閉鎖事項証明書」などがあります。

最も一般的に利用されている「履歴事項全部証明書」は、法人設立以降の変更履歴を含む全情報を確認できます。「現在事項全部証明書」は、現時点で有効な登記内容のみが記載されているため、簡易な確認の際に使用されています。「閉鎖事項証明書」は、すでに解散・清算済みの法人に関する情報を確認したい場合に使用されています。

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登記簿謄本をオンラインで取得する流れ

登記簿謄本（登記事項証明書）は、法務省が提供する「登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）」を利用することで、インターネット上で取得手続きをできます。手続きは大きく分けて次の4つのステップで進みます。

1. 申請者情報登録を行う
2. 専用ソフトまたはWebサイトから申請を行う
3. 手数料を納付する
4. 窓口または郵送で受け取る

ここでは、登記簿謄本をオンラインで取得する4つのステップについてそれぞれ解説します。

1.申請者情報登録を行う

登記簿謄本の取得申請をオンラインで実施するには、まず「登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）」での新規会員登録が必要です。

新規会員登録をするには、専用サイトにアクセスし、申請者情報として氏名や住所、電話番号、メールアドレスなどの基本情報を正確に入力します。入力ミスがあると証明書の発行に支障をきたす可能性があるため、正確な情報の入力が必要です。

登録が完了すると、ログインIDとパスワードが発行されます。

2.専用ソフトまたはWebサイトから申請を行う

登記簿謄本のオンライン申請には、専用ソフトまたはWebサイトの2つの方法があります。Webブラウザから操作できる「かんたん証明書請求」はパソコンにソフトのインストールが不要で手続きできるため、手軽に利用したい方に向いています。

一方の、法務省が提供する専用ソフト「申請用総合ソフト」を使用する方法は、大量の申請や法人内での一括管理など機能が豊富なため、頻繁に登記簿謄本を取得する必要がある方に向いています。

どちらの方法でも、必要な証明書の種類や法人名、登記簿コードなどの情報を入力し、申請内容を確認したうえで送信します。

3.手数料を納付する

申請内容を送信したあとは、登記事項証明書の発行に必要な手数料の納付が必要です。オンライン申請の場合、手数料は交付方法によって異なりますが、1通あたり490円〜520円で取得可能であり、郵送のほうが窓口受取よりも若干高くなる傾向があります。

支払いは「電子納付」に対応しているため、インターネットバンキングやATM、ペイジー対応の金融機関を利用して納付可能です。手数料の納付が完了すると、申請が正式に受理され、証明書の発行手続きへと進みます。

手数料は期限内に納付しないと申請自体が無効になるため、速やかに納付する必要があります。

4.窓口または郵送で受け取る

登記簿謄本の受取方法としては「法務局の窓口での受取」または「郵送」のいずれかを選択できます。法務局の窓口での受取を選んだ場合は、指定した法務局に本人確認書類などを持参し、所定の開局時間内に訪問して登記簿謄本を受け取ります。

郵送を選んだ場合は、申請時に入力した住所宛に証明書が送付されるため、自宅やオフィスでの受取が可能ですが、郵送には数日かかることがあるため、急ぎの場合は窓口受取を選ぶ必要があります。

登記簿謄本はオンライン申請時に指定した方法でのみ交付されるため、受取方法の選択に誤りのないよう確認しながら申請することが重要です。

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登記簿謄本を閲覧する方法

登記情報を確認するには、登記簿謄本（登記事項証明書）を取得する以外にも、「登記事項要約書」を閲覧する方法があります。「登記事項要約書」は登記情報の要点をまとめた書類のため、法的な証明力はないものの、登記情報の確認だけであれば十分な資料といえます。「登記事項要約書」は最寄りの法務局（法人登記を管轄する登記所）に出向き、請求することで内容を確認できます。

法務局に赴く以外に、インターネット上で確認できる「登記情報提供サービス」を活用することでも登記情報を確認可能です。登記情報提供サービスでは、法人の商号や所在地を入力するだけで、登記事項の内容をオンライン上で閲覧できます。画面表示で確認する形式のため正式な証明書として使用できませんが、1件数百円程度と手頃な費用で利用できるため、手軽に登記内容を調べたいときには便利です。

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登記簿謄本をオンラインで取得するメリット

登記簿謄本をオンラインで取得する最大のメリットは、法務局へ足を運ぶ必要がない点です。申請から受取までをインターネット上で完結できるため、移動や待ち時間の手間が省け、業務の効率化に直結します。

しかし、登記簿謄本をオンラインで取得するメリットは時間や手間を削減できるだけではありません。手数料が安かったり、窓口での手続きと比較して受付時間が長かったりするなど、さまざまなメリットがあります。ここでは、登記簿謄本をオンラインで取得するメリットとして下記の3点を解説します。

• 時間や手間を削減できる
• 窓口で申請するよりも手数料が安くなる
• 窓口での手続きよりも受付時間が長い

時間や手間を削減できる

登記簿謄本をオンラインで申請する最大のメリットは、時間や手間を大幅に削減できることでしょう。従来は管轄する法務局まで足を運び、窓口で申請・受取を行う必要がありましたが、オンライン申請なら自宅やオフィスのパソコンから手続きを完了できます。そのため、移動時間や窓口での待ち時間が不要となり、業務効率が格段に向上します。

ビジネスシーンにおいては、複数の証明書が必要な場合や、頻繁に登記簿謄本を取得する業務を抱えるケースもあり、作業負担の軽減と業務スピード向上の両面で大きなメリットがあります。

窓口で申請するよりも手数料が安くなる

登記簿謄本を取得する際、オンライン申請を利用すれば、窓口で申請するよりも手数料が安くなります。

法務局の窓口で取得する場合、1通あたり600円の手数料が必要ですが、オンライン申請であれば交付方法によって手数料に違いがあるものの、490円から取得でき、郵送での受取を選択しても520円で済むため、1通あたり100円程度のコスト削減が可能です。

微々たる金額ではあるものの、複数件を一度に請求する場面では経費削減につながります。日常的に登記簿謄本を取得する業務が発生したり、事業を行っていたりする企業にとっては、オンライン申請の導入はコスト削減効果も期待できます。

窓口での手続きよりも受付時間が長い

オンラインでの登記簿謄本の申請は、法務局の窓口で手続きするのと比較して受付時間が長いというメリットがあります。法務局の窓口では通常、平日9:00〜17:00の間しか対応していませんが、オンライン申請であれば平日の8:30〜21:00まで申請可能です。

忙しくて日中に時間が取れない場合には、始業前や通常業務終了後の時間に申請できるオンライン申請は大きなメリットになります。また、外出の必要がないため、天候や混雑を気にすることなく自分のタイミングで申請できる点も魅力です。

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オンラインでの登記簿謄本の取得には、時間や手間を大幅に削減できるなど、多くのメリットがありますが、いくつかの注意点もあります。ここでは、登記簿謄本をオンラインで取得する際の注意点として、下記の4点を解説します。

• 平日17時15分以降の請求は翌営業日の対応になる
• 土日祝日は申請できない
• 郵送での交付だと受取までに時間がかかる
• 株式会社を設立する場合は定款の認証が必要

平日17時15分以降の請求は翌営業日の対応になる

オンラインでの登記簿謄本（登記事項証明書）の申請は平日21時まで受け付けられていますが、17時15分以降の申請については翌営業日扱いとなる点には注意が必要です。

たとえ夜間に申請が完了しても、処理の開始は翌日になるため、即日交付を希望する場合には間に合わない可能性があります。金融機関への提出や各種申請期限が迫っている場合など、できるだけ早めに申請することが重要です。

特に金曜日の17時15分以降に申請した場合は、翌週の月曜日が処理日になるため、数日間の遅れにつながります。スムーズに手続きを進めるためには、事前に申請可能な日時を確認し、計画的に対応することが重要です。

土日祝日は申請できない

登記簿謄本のオンライン申請は便利な申請手段であるものの、法務局の窓口同様に、受付可能なのは平日のみであり、土日祝日は利用できない点には注意が必要です。

インターネットでアクセスしても、土日祝日の場合はシステム上で申請を受け付けられないため、申請は翌営業日まで待つ必要があります。そのため、週明けすぐに証明書が必要な場合や、申請期限が差し迫っているケースでは、平日中に余裕を持って申請を済ませることが大切です。

郵送での交付だと受取までに時間がかかる

登記簿謄本をオンラインで申請する場合、受取方法として「郵送」と「窓口受取」のいずれかを選択できますが、郵送による交付の場合、申請から受取までに時間がかかる点には注意が必要です。

郵送事情によっては遅延が生じる可能性もあるため、登記簿謄本の提出期日が迫っている場合などは注意が必要です。急ぎで証明書が必要な場合は、最寄りの法務局を指定して「窓口受取」を選ぶことで、より早く確実に受け取れるため、用途や納期に応じて適切な受取方法を選択しましょう。

株式会社を設立する場合は定款の認証が必要

株式会社を設立する際には、登記簿謄本を取得する前に、定款の認証手続きを公証役場で行う必要がある点には注意が必要です。

定款とは、会社の基本ルールを定めた書類で、会社名や所在地、目的、発行株式数、役員構成などが記載されます。株式会社を設立するには、定款を公証人によって正式に認証してもらったあとに、法務局で設立登記を行うという流れになります。

定款の内容や認証手続きに誤りがあると、登記が受理されないこともあるため、事前に必要書類や手順を確認しておくことが大切です。登記簿謄本の取得は設立登記完了後となるため、一連の流れを理解しておくことで、会社設立手続きをスムーズに進められます。

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法務省が提供する「登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）」を利用することで、登記簿謄本を申請から受取までインターネット上で完結可能になり、効率的に業務を行えるようになりました。しかし、法人確認の件数が増加すると、オンラインで隙間時間や業務時間後に申請できるとはいえ、コア業務に影響が出る懸念があります。

法人確認業務の工数を削減したい場合は、ネクスウェイの法人確認ソリューションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。ネクスウェイの法人確認ソリューションなら、登記簿謄本取得や法人の登記状況の確認、申込者の所属法人の確認を代行可能です。

登記の確認だけでなく、転送不要郵便の印刷発送や本人確認書類の氏名、住所、生年月日の確認など、さまざまな法人確認業務を外注できます。法人確認業務を外注すれば、社員がコア業務に集中できるようになるだけでなく、低コストで厳格な法令に準拠した法人確認を実現できます。

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まとめ

法務省が提供する「登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）」を利用することで、これまで申請のために法務局に赴く必要があった登記簿謄本取得業務を、オフィスや自宅からでも申請できるようになりました。

登記簿謄本をオンラインで取得することで、窓口で取得するよりも安価に取得でき、コストメリットもあります。しかし、平日17時15分以降の申請は翌営業日の対応として受け付けられたり、郵送での交付の場合は、受取までに時間を要したりするなど、急ぎ登記簿謄本が必要な場合は、窓口で受け取った方がよい場面もあります。

登記簿謄本をオンラインで取得できるようになったことで、時間や手間を削減できるようになったものの、法人確認のための業務を無くすことはできないため、時間・金銭的なコストが膨らみ、コア業務に影響が出る可能性もあります。

そのような場合は法人確認業務をアウトソーシングすることも検討してみてはいかがでしょうか。ネクスウェイの法人確認ソリューションなら法令に準拠した法人確認を低コストでアウトソーシングできるため、人的リソースをコア業務に集中させられます。

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