法人確認に必要な書類・補助書類を一覧で紹介｜書類の提出方法は？

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取引の際に、相手方が架空法人でないことや反社会的勢力と関わりがないことを確認する法人確認は、法人を対象とした本人確認の一種です。

個人の本人確認の場合は運転免許証やマイナンバーカードなどで行いますが、法人確認では求める書類の種類が異なります。この記事では、法人確認に必要な書類・補助書類を紹介するとともに、書類の提出方法についても詳しく解説します。

法人確認が必要とされるケース

そもそも法人確認とは、法人や人格のない社団または財団に対して行われる本人確認です。マネーロンダリングやテロへの資金供与を規制するために制定された、犯罪収益移転防止法（犯収法）という法律によって、金融機関などの特定事業者が法人契約や取引を交わす際などに法人確認が必要とされています。

存在しない「架空法人」や、実在しない担当社員による不正な契約や取引が行われるリスクを避けるためにも、BtoBサービスを提供する企業にとって法人確認はとても重要です。

法人確認は本人確認と確認すべき項目が異なるので、実施する際には注意が必要になります。法人確認で主に注目すべきは、下記の4つです。

200万を超える高額な金額でのハイリスク取引を行う場合などは、上記の項目に加えて「資産・収入の状況」などの確認も必要です。

項目ごとの詳細については、「企業で重要視されている「法人確認」とは？確認すべきポイントを解説」の記事を参考にしてください。

法人確認が必要な業種・サービス

法人と取引をしているあらゆる業種で法人確認が必要になりますが、その中でも特に法人確認を実施する必要がある業種・サービスは以下の通りです。

●電話転送業者

●SIMカード事業者

●郵便物受取業者

●レンタルオフィス

●バーチャルオフィス

●銀行

●金融業

●証券

●クレジットカード事業者

これらの事業者は、犯罪収益移転防止法（犯収法）や携帯電話不正利用防止法などによって、取引時の本人確認が義務付けられています。それぞれの事業者が行う法人確認では、下記のような書類が必要とされます。

電話転送業者や証券などの一部の事業者では、実質的支配者だけでなく、担当者の本人確認書類またはその写しを必要としているところもあります。自社で法人確認を行う際にはどのような書類を求めるべきなのか、事業内容と照らし合わせながら検討してみてください。

それぞれの項目の確認方法について詳しく知りたい方は、「法人にも本人確認が必要？犯収法に基づいた確認方法とは」の記事をご参照ください。

法人確認に必要となる書類一覧

上記で解説した法人確認でチェックすべき項目の中で、特に重要なのは法人の本人特定事項です。法人の本人特定事項では、「名称」と「本店または主たる事務所の所在地」の2点を確認する必要があります。ここでは、この2点を確認するための書類について説明していきます。

●登記事項証明書

●印鑑登録証明書

●その他の書類

法人確認で必要な書類について聞かれた場合にすぐに答えられるように、取得方法なども合わせて確認しておきましょう。

登記事項証明書

法人の登記事項証明書は法人設立の際に登記された内容を証明できる書類で、以下の事項が記入されています。

●会社法人等番号

●会社の名称（商号）

●本店の住所

●会社の設立年月日　など

登記事項証明書は全国の法務局で取得可能です。所在地の県外など担当外の法務局でも申請でき、申請の際に準備するのは手数料600円のみになります。

印鑑登録証明書

法人の印鑑登録証明書は、設立時に法務局に提出された法人印を証明するための書類です。法人印の印影の他、次の内容が記載されています。

●会社の名称（商号）

●本店または主たる事務所の所在地

●代表者の役職・氏名・生年月日

●発行年月日

印鑑登録証明書は印鑑カードと手数料とともに、法務局に取得申請します。窓口での直接申請だけでなく、郵送やオンラインにも対応しています。法務局の場所に関わらず取得をすることが可能ですが、法人代表者かその代理人しか請求はできません。

その他の書類

上記の書類以外に、官公庁発行書類等で法人の名称及び本店または主たる事務所の所在地の記載があるものであれば、本人特定事項の確認が可能です。

ただし、これは日本国内に本店または主たる事務所が所在する企業に限ります。外国に本店または主たる事務所がある場合は、「日本国政府の承認した外国政府または国際機関の発行した書類等であって、本人特定事項の記載があるもの」も必要です。

法人確認の書類が不十分な場合の補助書類

上記の書類に記載された住所が現在の住所と異なっている、提出書類に住所が記載されていないなど、本人特定事項を確認するには不十分な場合は、以下の補助書類の提出が必要です。

●納税証明書

●社会保険料領収書

●公共料金領収書

●官公庁発行書類

それぞれの書類の詳細は以下で解説します。

納税証明書

法人確認において提出を求める納税証明書は、法人税の納付を証明するためのものです。法人税の納付すべき税金の額や納付した額、所得金額が把握できる他、未納・滞納がないかも確認できます。

法人税などの納税証明書は、所在地の所轄税務署で取得できます。窓口で直接請求する他、郵送やオンラインでも請求可能です。窓口や郵送で請求する際には「納税証明書交付請求書」と手数料が必要となる上、基本的に請求は法人代表者のみなので注意が必要です。

社会保険料領収書

社会保険料領収書は、法人が支払った社会保険料の2年間の領収書のことを指し、「社会保険料の納入告知書」とも呼ばれます。社会保険料納入告知書は、所在地の所轄の年金事務所へ「社会保険料納入証明申請書」を提出することで取得できます。

公共料金領収書

法人所在地で使用した水道・ガス・電気代などの公共料金領収書も補助書類として使用できます。ただし、直近3〜6ヵ月以内の領収書の利用が一般的なので、いつの領収書なのかをしっかりと確認しておく必要があります。

官公庁発行書類

現在事項全部証明書や開業届出済証明書などの官公庁が発行した書類も補助書類として添付可能です。しかし、発行年月日または領収日付の押印があるものに限り、提出時に6ヵ月以内のもののみ有効になります。

法人確認の書類の確認方法

法人確認の書類を提出してもらう際には、窓口などで対面して直接提示を受ける方法と郵送やオンラインを利用して非対面で確認する方法があります。ここでは、それぞれの方法ごとの詳しい内容について解説していきます。

対面の方法

店舗や事務所の窓口において対面で法人確認を実施する場合、下記の3つの方法があります。

●法人の代表者等から前述した書類の提示を受ける

●法人の代表者等から名称（商号）と本社または主たる事務所の所在地の申告を受けて、「登記情報提供サービス」から登記情報の送信を受けて内容を確認する

●法人の代表者等から名称（商号）と本社または主たる事務所の所在地の申告を受けて、「国税庁・法人番号公表サイト」に掲載されている名称と住所を確認する

最短で法人確認を完了させたい場合は、対面で書類の提示を受ける方法が良いでしょう。

非対面の方法

法人確認は非対面で行うことも可能です。非対面で確認する方法としては、主に下記の3つが挙げられます。

●法人の代表者等から前述した本人確認書類あるいはそのコピーの送付を受け、取引関係書類を本店所在地へ転送不要郵便で送付する

●法人の代表者等から名称（商号）と本社または主たる事務所の所在地の申告をオンラインで受け、「登記情報提供サービス」から登記情報の送信を受けて内容を確認したあとに取引関係書類を本店所在地へ転送不要郵便で送付する

●法人の代表者等から名称（商号）と本店または主たる事務所の所在地の申告をオンラインで受け、「国税庁・法人番号公表サイト」に掲載されている名称と住所を確認したあとに取引関係書類を本店所在地へ転送不要郵便で送付する

非対面での法人確認の場合は、本人確認書類を受領した後、取引関係書類を転送不要郵便で送付して住所確認をする必要があります。

法人確認もeKYCでの対応が可能

非対面で行う法人確認では、eKYCを利用することも可能です。eKYCはオンラインで完結する本人確認のことで、本人確認だけでなく法人確認にも利用できます。取引やサービス自体が非対面化している場合、本人確認もeKYCで非対面化するとより効率的に仕事を進められるでしょう。

eKYCでは法人代表者などの容貌画像と本人確認書類の画像をアプリから撮影して送付するだけで本人確認ができるため、完了までスピーディに進められます。

eKYCについて詳しく知りたい方は、「eKYCの仕組みを解説！安全にオンライン本人確認ができる理由とは？」の記事も参考にしてみてください。

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まとめ

法人確認を行う際に必要な本人確認書類は、以下の通りです。

●登記事項証明書

●印鑑登録証明書

●その他（官公庁発行書類等で法人の名称及び本店または主たる事務所の所在地の記載があるもの）

外国に所在地がある場合は、日本国政府の承認した外国政府または国際機関の発行した書類等であって、本人特定事項の記載があるものも必要です。提出した本人確認書類の住所が現在の所在地と異なっているなど、不備がある場合はさらに補助書類の提出を求められます。

法人確認の書類を提出するには、対面と郵便やオンラインといった非対面の方法があります。非対面の方法では、オンラインで本人確認を完了させられるeKYCを利用することも可能です。

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