バーチャルオフィスにおける本人確認の重要性とは？eKYC導入のメリット
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リモートワークや副業する人が増え、バーチャルオフィスの需要が高まっている現在。バーチャルオフィス事業者は、犯収法によって顧客の本人確認が義務付けられています。しかし、その重要性や行わなかった場合のリスクについて、十分な理解を持っているでしょうか。
また、バーチャルオフィスの契約をオンライン上で完結させられる/できるサービスが増えている今、本人確認もオンラインで安全に実施できる方法であるeKYCを検討している方もおられるのではないでしょうか。
この記事では、バーチャルオフィスにおける本人確認の重要性について解説し、今大きな注目を集めているオンライン本人確認eKYCのメリットを紹介します。
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利用が増加する「バーチャルオフィス」
近年、バーチャルオフィスの利用者は増加傾向にあります。感染対策としてリモートワークが広がったことをきっかけに、業務を行う場所としての「オフィス」を必要とせず、対外的に必要な住所だけを求める利用者が増えているようです。
利用している業種はさまざまであり、副業のために利用する場合もあります。今後、ますますバーチャルオフィスの需要は広がっていくことが予想されているのです。
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スタートアップ企業や独立・開業準備をする企業に利用される
バーチャルオフィスは、新しく起業するスタートアップ企業や会社から独立して開業する個人に利用されることがほとんどです。
法人設立や個人事業者の届出の際は、住所を提出する必要があります。住所に関する規定は特にないので、賃貸マンションや自宅の住所などでも構いません。しかし、プライバシー保護やビジネスでの信頼性向上のために、バーチャルオフィスで都心一等地などの住所をレンタルする需要が高まっています。
2008年に「犯収法」で規制対象に
バーチャルオフィス事業者は、2008年の犯罪収益移転防止法（犯収法）改正の際に契約時の本人確認書類の確認が義務付けられました。
犯収法は、巧妙化するマネーロンダリングなどの犯罪行為を抑止するため2007年に制定されました。改正は今までに二回行われ、特定事業者への規制の強化やIT社会への適応を認めた改定がなされて現在に至ります。
バーチャルオフィスは、事業用の住所や電話番号をレンタルして使用できるというサービスの性質から、犯罪や詐欺に使われる事例が多発したために規制の対象となりました。そのためバーチャルオフィスの契約時にはさまざまな審査を行う必要がありますが、合わせて本人確認も必ず実施する必要があります。
本人確認を実施しなかった場合にどのようなリスクが生じるかについては、次から解説いたします。
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本人確認を実施しなかった場合のリスク
本人確認業務には時間や人的にコストがかかり、顧客・事業者とともに負担が伴うものです。しかし、本人確認を怠ることは、重大な犯罪に巻き込まれたり会社の社会的な信用を失うといったリスクの元になるということを理解しておきましょう。
ここでは、バーチャルオフィスの契約時に本人確認を実施しなかった場合、実際にどのようなリスクが考えられるか解説していきます。
詐欺や犯罪行為に利用されてしまう
バーチャルオフィスの住所や電話番号を使用して、架空の会社を装い詐欺行為に利用される可能性があります。
例として、犯罪組織によるマネー・ローンダリング（資金洗浄）に利用されることが考えられます。架空の法人口座を多数開設して預貯金を繰り返し、資金の出どころを分かりづらくさせる手口では、バーチャルオフィスサービスで住所だけ借りる行為が好都合なのです。
また、メール詐欺やワンクリック詐欺などでも、会社の住所や電話番号が載っていれば信用されやすくなります。ましてや住所が知名度の高い場所であれば、詐欺だと疑わずに信じてしまう人もいるでしょう。
バーチャルオフィス運営側が違法行為を行ったということになってしまう
そもそも、本人確認をせずにサービスを運営することは犯収法に違反しています。
もし違反が発覚すれば是正勧告を受け、是正に従わなかった場合2年以下の懲役および300万円以下の罰金という重い罰則を受けることになります。もちろん、そのようなことが起こった場合には運営側の信用は落ち、取り戻すまでに多くの時間を必要とするでしょう。
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バーチャルオフィス契約時に提出を求める本人確認書類
バーチャルオフィス契約時に提出が必要な本人確認書類はどのような種類があるのでしょうか。個人と法人では、必要となる書類に若干違いがあります。それには個人と法人では、法人の方が経営実態がわかりにくく、犯罪に利用されてしまうケースが多いという理由もあります。
必要になる本人確認書類について、個人と法人それぞれの場合について詳しく解説していきます。
個人の場合
個人の場合、原則として顔写真付きかつ氏名・生年月日・住所の基本的な3項目が確認できる書類が必要になります。
例えば、次に挙げる書類がよく使われます。
- 運転免許証
- マイナンバーカード
- パスポート
- 在留カード
もし写真付きの身分証明書がない場合は、健康保険証や年金手帳、住民票、会社の身分証明証などや公共料金の明細書から2点を受けるケースもあります。
法人の場合
法人の場合は、法人の実質的支配者を証明する書類として履歴事項全部証明書（法人の登記簿謄本）と写真付き身分証明書が必要です。身分証明書の種類は、個人の場合に示したものと同じです。
実質的支配者とは、資本多数決法人の場合次のような個人を指します。
- 議決権の25％超を直接・あるいは間接的に保有する
- 出資や融資、取引など事業に支配的な影響力を保有する
あるいは、法人を代表してその業務を行う個人を指します。それ以外に、バーチャルオフィスサービスの利用企業の取引担当者の本人確認書類についても必要になる場合もあります。
法人の本人確認の方法や要件に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。
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バーチャルオフィス契約時の本人確認方法
本人確認には、次の3つの方法があります。
- 対面
- 郵送
- オンライン本人確認「eKYC」
バーチャルオフィス契約時にはどのように本人確認を実施するのかについて、それぞれ詳しく説明します。
1.対面
契約時、顧客に書類を持参してもらい、面接審査を兼ねて対面で本人確認を行う場合があります。顧客と提示された本人確認書類が同一人物かどうか目の前で確認できるため、確実に実施できる方法です。
しかし、本人確認を実施する分だけ面接に時間がかかり、提示を受けた本人確認書類のコピーを取得して保管する手間とコストがかかります。
2.郵送
バーチャルオフィスは対面での契約が一般的ですが、遠方にある企業や足を運ぶのが難しい事情がある契約者には、例外的に郵送で対応することもあります。
郵送時の本人確認としては、申込みに必要な書類とともに本人確認書類のコピーなどを受けた後、事業者側から契約者に書類を郵送する必要があります。本人確認書類に記載された住所が実際に業務や居住に使われているかの確認のため、郵送時には一般書留の本人限定受取、あるいは転送不要郵便などを使用します。
3.オンライン本人確認「eKYC」
本人確認で最近最も注目されているのが、オンライン本人確認eKYCです。バーチャルオフィスでもオンライン上で契約できるサービスが増えている今、本人確認もオンラインで完結できるeKYCがニーズに合っているのです。
よくみられる方法は、契約申込み時に本人確認書類の画像と本人容貌画像をメールで送信を受けるというものです。しかしこの方法では、セキュリティに問題があり不正利用のリスクが高くなります。安全なeKYCを行うためには、信頼できるeKYCサービスを導入することが一番です。
eKYCサービスを利用した具体的な本人確認の流れについては、次から説明します。
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バーチャルオフィスの本人確認におけるeKYCの流れ
バーチャルオフィスの本人確認におけるeKYCの流れの一例は、次のようになります。
- 本人確認書類の撮影（表面・裏面・厚みなど）・送信
- 容貌画像の撮影・送信
- 申込みフォームに必要事項を入力
以上がはじめに利用者に行ってもらうeKYCの流れです。画像と必要事項の送信を受けた後の、事業者側の流れが次になります。
- 本人確認書類と容貌画像が一致しているかの目視確認
- 本人確認書類と必要事項の突合
- 本人確認完了
eKYCはオンラインで完結しますが、全てが自動的に完了するわけではありません。提出されたデータを、最終的には人の目で確認する必要があります。この工程により、セキュリティの安全性が確保できるともいえるのです。
オンラインで本人確認が完結できる仕組み
eKYCは、犯収法に準拠した手法です。2018年の犯収法改正によってその確認要件が定義されました。本人確認には、身元確認と当人認証の2つが必要になります。
身元確認とは身分証明書に記載されている本人特定事項（氏名、生年月日、住所）を確認することです。
また、当人認証とは「手続きをしている（画面の前で操作している）人が身分証明書の人物と一致している」ことを証明することであり、eKYCでは容貌画像と身分証明書の画像が一致しているかどうかを確認します。これは生体的特徴の一致を確認する方法であり、最も信頼性が高いとされています。
eKYCでは、その手法の中でなりすましや偽造が難しい生体的特徴の一致の確認をもって当人認証としているため、オンライン上でも安全に本人確認が完了できるという仕組みになっています。
eKYCの仕組みについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
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バーチャルオフィスこそeKYCの導入がおすすめ
今、ニーズが高まっているバーチャルオフィスだからこそ、本人確認にはeKYCの導入をおすすめします。
対面や郵送での本人確認には、時間的なコストや印刷代・郵送代など事務手続きのコストが余分に必要になります。また社会的に、対面での契約から、オンラインで手早く契約手続きを行う非対面の契約へ切り替えが増えている今、eKYCは時代のスタイルにあった本人確認だといえるでしょう。
eKYCの導入によって本人確認完了までの時間が短縮されるので、その他の審査を素早く開始できます。利用者もサービス利用開始までの時間が全体的に短縮できるので、申し込み途中の離脱の防止にもつながります。
またeKYCは偽造やなりすましを防ぐ仕組みが施されているため、不正利用されにくくなるというメリットもあります。
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eKYCの導入なら「ネクスウェイ本人確認サービス」がおすすめ
安心・安全なeKYC導入を検討されているのなら、「ネクスウェイ本人確認サービス」におまかせください。eKYCに利用している生体画像認証システムは、アメリカの入国管理局でも導入されているほどの世界最高水準の技術を採用しています。
また個人情報管理についても、各種法令に準拠して厳密なセキュリティ対策を構築。この高いセキュリティ性と安全性が認められ、ネクスウェイ本人確認サービスは今まで230社以上の企業に採用されています。さらに、100社を超える犯収法特定事業者様から選ばれた実績を持っています。
また、ネクスウェイ本人確認サービスはバーチャルオフィス事業を行う「GMOオフィスサポート株式会社」様への導入事例もございます。詳しくは以下の記事をご覧ください。
利用開始しやすいオールインワンパッケージ
ネクスウェイ本人確認サービスでは、はじめてeKYCを導入する方でも安心なオールインワンパッケージで提供しています。本人確認のeKYC化から書類の目視確認・突合までの全ての行程がサービス範囲であるため、本人確認業務を全て委託することも可能になります。
eKYCに対応できなかった顧客に対して、郵送対応を代行するサービスもあります。郵送作業だけでなく書類の印刷・封入から郵便物の追跡まで全て委託できるため、コア業務に集中していただけます。
目視による本人確認を行うBPOサービスまで提供
eKYC後の目視による本人確認を行うBPOサービスも提供しております。高いセキュリティ対策を施したBPOセンターで、経験豊かな専任スタッフが書類の目視・突合を行うため、不正利用を事前に防ぎます。
BPOセンターは365日稼働しており、土日祝でも確認業務に対応しているので顧客の本人確認が滞る心配はありません。また、BPOサービスではリスク情報や反社チェックも代行しています。
まとめ
バーチャルオフィスは、リモートワークの普及に伴って利用者が増加傾向にあります。オンラインで申込みを受け付けて契約できるバーチャルオフィスのサービスも増えてきています。そのような中で、犯収法上義務付けられている本人確認を行うには、同じくオンラインで完結できるeKYCの導入をおすすめします。
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ネクスウェイ本人確認ならば、初めて導入を検討される方でも安心・安全なオールインワンパッケージでサービスを提供いたします。興味を持たれた方はぜひネクスウェイまでお問い合わせください。
