司法書士法人での本人確認が必要な理由は？必要書類や確認すべき事項とは

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司法書士法人が面談や取引に携わる際には、依頼者への本人確認が必要です。その根拠として犯罪収益移転防止法などの法令が挙げられますが、業務の性質上、欠かせないものでもあります。

この記事では、司法書士法人におけるいくつかの取引・契約において本人確認が必要な理由について述べるとともに、確認すべき内容や必要になる書類などについて詳しく解説します。

司法書士法人での本人確認が必要な理由

司法書士の主な業務の一つである登記は、マネーロンダリングや詐欺などの犯罪に巻き込まれる可能性が高い業務です。

特に不動産取引では、所有者になりすまして勝手に土地を売却し、お金をだまし取る「地面師」の存在があります。司法書士法人では、近年その手口が多様化している詐欺行為を防ぐために、依頼人の本人確認が欠かせないのです。

もちろん、司法書士会則や司法書士法、犯罪収益移転防止法といった会則や法令で、司法書士法人での依頼人への本人確認が義務付けられていることも、本人確認が必要な理由として挙げられます。

司法書士会会則

司法書士法人での本人確認は、司法書士法及び司法書士会会則によって定められています。依頼人の代わりに法律に則って手続きを行う司法書士法人では、依頼人の権利を保護するためにも本人確認を行わなければなりません。

また、司法書士法人での本人確認は法令上の義務だけでなく、業務上の権利でもあります。

依頼人が不動産の権利書を紛失するなどして、登記に必要な登記情報識別番号を提出できない場合に、本人確認を実施して「本人確認情報」を作成すれば登記が可能になるという制度が認められてるのです。

犯罪収益移転防止法

犯罪収益移転防止法は、マネーロンダリングやテロ資金供与防止のために定められた法律です。司法書士法人では、この法令で定められた以下の取引を行う際に本人確認の実施と確認記録の作成・保管が義務付けられています。

●宅地または建物の売買に関する行為または手続き

●会社等の設立または合併等に関する行為または手続き

●200万円を超える現金・預貯金・有価証券その他の財産の管理・処分

犯罪収益移転防止法の詳細な内容については、「犯罪収益移転防止法とは？概要や本人確認（eKYC）の要件について」の記事をご参照ください。

司法書士法人で確認すべき本人確認の要項

司法書士法人で確認すべき本人確認の要項は、契約者が間違いなく本人であるという当人認証だけではありません。法律上の手続きを代行するという業務の性質上、依頼内容への意思確認も含まれます。

ここでは、司法書士法人で確認すべき本人確認の要項を下記の2種類に分けて解説します。

●人の確認

●意志の確認

それぞれの確認要項について見ていきましょう。

人の確認

運転免許証やマイナンバーカードなどの身分証と照らし合わせ、契約を申し込んでいる人物が間違いなく身分証の持ち主と一致しているかを確認します。身分証が偽造されたものでないかも厳重に調べて、面談や売買契約の場へ機器を持ち込んでチェックする場合もあります。

意志の確認

司法書士に依頼される内容は、本人の意志で行われていなくてはいけません。そのため、本人に手続きの意志が本当にあるのかどうかを確かめます。具体的な方法としては、契約者に登記内容の詳しい説明をする、土地に関するこれまでの経緯が記された「登記原因証明情報」などの書面を読み聞かせるなどがあります。

司法書士法人での本人確認で必要な書類

司法書士法人での本人確認に必要な書類は、依頼内容や依頼人が個人なのか法人なのかによって異なります。ここでは、個人と法人に分けて本人確認に必要な書類を解説していきます。

個人の本人確認

契約者と直接面談する場合は、下記で紹介する本人確認書類の提示を契約者本人から受けて、本人確認を実施します。

契約者が遠方に居住する場合は、本人確認書類のコピーを郵送で提出する方法で本人確認を行うことも可能です。この場合は司法書士法人から、契約に関する書類を身分証の住所に転送不要郵便や本人限定受取郵便など履歴の残る方法で郵送します。受け取りが確認された時点で本人確認が完了となります。

顔写真付き身分証がある場合

個人の本人確認では、以下の顔写真付き身分証のうち1点の提出が必要です。ただし、現在の氏名と住所、生年月日が正しく記載されており、有効期限内のものに限ります。

●マイナンバーカード

●運転免許証

●運転経歴証明証

●住民基本台帳カード

●在留カード

●特別永住者証明書

●パスポート　など

顔写真付きの身分証がない場合

顔写真付きの身分証がない場合は、以下の書類のうち2点の提出でも本人確認が可能です。

●国民健康保険証・健康保険証

●公務員共済組合の組合員証

●国民年金手帳

●介護保険被保険者証

●後期高齢者医療被保険者証

●療育手帳

●身体障害者手帳

●精神障害者保健福祉手帳　など

こちらも顔写真付き身分証と同様、現在の氏名・住所と生年月日が記載されていて、有効期限内のもののみ利用可能です。さらに、顔写真がない身分証が1点しかない場合は、次の書類1点と合わせて2点の提示が認められています。

●住民票

●戸籍の附票

●印鑑証明書

また、顔写真がない身分証の住所が現在の居住地と異なる場合、現在の居住地を証明する以下の書類2点と顔写真なし身分証1点の合わせて3点が必要です。

●税金支払いの領収書

●公共料金（電気、ガス、水道など）の領収書

●社会保険料の領収書

有効期限がない書類の場合は、作成してから3ヶ月以内のもののみ利用可能です。

本人確認に必要な書類については、「なりすまし・不正利用を防ぐ「本人確認書類」とは？一覧でまとめて解説」の記事でも詳しく解説しています。

法人の本人確認

法人の本人確認の場合は、以下の書類が必要です。

●登記事項証明書

●印鑑登録証明書（商号及び本店または主たる事務所の記載があるもの）

●その他の書類

契約担当者の本人確認も必要になるので、前項に記載した個人の本人確認に必要な書類の中から提示可能なものを提出してもらい、本人確認を実施しましょう。

法人確認で必要な書類については、「法人確認に必要な書類・補助書類を一覧で紹介｜書類の提出方法は？」の記事でも詳しく解説しています。

司法書士法人での本人確認を怠った場合に起こるリスク

本人確認業務は、なりすましなどの不正を見落とさないようにするために神経を使う上、もし不自然な点があった場合には毅然とした態度での対応が必要になります。業務を行う上で負担に感じることもあるかもしれませんが、本人確認を怠ると下記のようなリスクが起こる可能性が考えられます。

●不正な法的手続きをしてしまうリスク

●罰則を科せられるリスク

ここからは、司法書士法人での本人確認を怠った場合に起こるリスクについて解説します。

不正な法的手続きをしてしまうリスク

本人確認を怠ると、なりすましや不正登記などの犯罪行為の一助となる不正な法的手続きをしてしまう可能性があります。犯罪を引き起こすリスクにつながるだけでなく、司法書士としての社会的信用が失われることにもつながるでしょう。

罰則を科せられるリスク

本人確認は司法書士法や犯罪収益移転防止法などの法令で義務付けられているため、怠った場合は罰則が科せられます。法務省民事局の「司法書士及び司法書士法人に対する懲戒処分の考え方（処分基準等）」によると、本人確認義務違反による罰則は下記の通りです。

司法書士法人での本人確認にはeKYCがおすすめ

司法書士法人における業務に欠かせない本人確認には、eKYCの導入をおすすめします。

eKYCとは、オンラインで完結する本人確認方法です。確認方法にはいくつか種類がありますが、よく知られた方法としてはスマホで行う方法があります。依頼者はスマホから本人の容貌画像や本人確認書類の画像を撮影して送信するだけで本人確認ができるので、実施する時間や場所を問わずスピーディに完了させることが可能です。

本人確認を行う司法書士法人側にとってもメリットが大きい方法なので、eKYCの利点を詳しく見ていきましょう。

オンラインですべて完結

eKYCの一番のメリットは、オンラインで確認業務を完結できる点です。オンラインで電子データのやりとりをするため、提示を受けた本人確認書類のコピーの保管にかかる業務コストや手間を軽減できます。

また、eKYCはオンライン相談でも活用できるのが大きなメリットです。従来の本人確認ではオンライン相談で対応しきれない点が多々ありました。

Zoomなどのオンライン会議ツールで対面して相談する場合でも、画面を通しての本人確認は安全面で不安が残ります。郵送の場合も本人確認に時間がかかるので、相談を受け付けるまでにラグがあるのがデメリットといえるでしょう。eKYCならば、オンライン相談の前に安全な本人確認を速やかに実施できます。

なりすましや不正取引を防止

eKYCでは、なりすましが難しい生体認証を認証方法に採用しているため、より高精度な本人確認が可能です。まばたきや指示通りに顔の向きを変えるなどの生体反応による確認で、AIや画像を使用した偽造にも対応します。

また、eKYCは犯罪収益移転防止法に準じた確認手法です。犯罪収益移転防止法で義務付けられている不動産売買取引などの特定取引にも幅広く対応できます。

eKYCの仕組みについては、「eKYCの仕組みを解説！安全にオンライン本人確認ができる理由とは？」の記事をご参照ください。

司法書士法人での本人確認なら「ネクスウェイ本人確認サービス」にお任せ

司法書士法人での本人確認業務の効率化を検討されている方は、ぜひネクスウェイ本人確認サービスをご検討ください。ネクスウェイ本人確認サービスならば、多岐に渡る本人確認業務をオールインワンでお任せいただけます。

eKYCでオンラインの本人確認も可能

ネクスウェイ本人確認サービスはeKYCでの本人確認が可能です。ブラウザ版、アプリ版どちらにも対応しているのでデバイスに依存せず、利用者に負担の少ないデザインでユーザーの離脱を抑制します。

使いやすいeKYCで、司法書士法人側はもちろん、契約者もストレスなく本人確認を実施できるでしょう。また、ネクスウェイ本人確認サービスが提供するeKYCは、世界各国の政府機関や金融機関で利用されている高精度の生体認識技術を採用しています。セキュリティ面に不安を感じている方も、安心してご利用いただけます。

郵便での本人確認にも対応

郵便物の送付による本人確認にも対応しているので、eKYCに対応できない契約者の離脱も防ぎます。ネクスウェイ本人確認の「発送追跡サービス」では、契約者に発送する書類の印刷・封入、郵送手続き、郵便物の追跡まで、まるごとアウトソーシングが可能です。

本人確認に時間がかかることがデメリットとされている郵便での本人確認ですが、セキュリティに配慮したスピーディーな本人確認書類の郵送で、申込者との取引開始までの時間を短縮します。

目視でより精度の高い確認を実施

eKYCはオンラインで完結するものの、提出された画像の目視確認を事業者側で実施する必要があります。ネクスウェイ本人確認では、「本人確認BPOサービス」で専任のBPOスタッフによる精度の高い目視確認を代行いたします。

セキュリティ対策も万全のBPOセンターで土日祝日も対応可能なので、本人確認完了までお待たせしません。

司法書士法人にネクスウェイ本人確認サービスを導入いただいた事例

大阪府の司法書士法人ヤマト様は、eKYC後に正確性が担保された目視確認ができる方法を探しており、ネクスウェイ本人確認サービスの「本人確認BPOサービス」の導入を決定しました。

専任のBPOセンタースタッフが、犯収法に準拠した手順でeKYC後の本人確認書類の目視・突合チェック、機微情報マスキング、反社チェックなどを行っていることが評価され、採用にいたりました。機械判定による運転免許証のチェックなど、精度の高い確認が可能な点も重要視されています。

大阪府の司法書士法人ヤマト様のeKYCツールを導入した事例については、「開発不要なeKYC×本人確認BPOで、利便性と正確性を両立した本人確認フローを支援 司法書士法人ヤマト」のページをご参照ください。

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まとめ

司法書士法人では、司法書士法及び司法書士会則で本人確認が定められています。また、不動産売買などの特定取引では、犯罪収益移転防止法においても本人確認と確認記録の作成・保管が義務付けられているのです。

司法書士法人では、依頼者の法律手続きを代行するという業務の性質から、依頼をするのが本人であるどうかを確認するだけでなく、手続きへの意思確認も本人確認に含まれています。

司法書士法人の業務でも非対面での実施やオンライン化がすすむ昨今、本人確認にはeKYCの導入が求められます。司法書士法人の本人確認業務におけるアウトソーシングには、ネクスウェイ本人確認サービスへぜひお任せください。

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